Description de fonction

Personal Assistant (m/f/x) pour Le bureau du CEO de la Clinique SAINT-JEAN, 1000 Bruxelles

La société

Le bureau du CEO de la Clinique SAINT-JEAN

recherche :

Personal Assistant (m/f/x)

Temps plein – Durée indéterminée

Fonction

Mission:

En tant qu'assistant personnel du CEO de la Clinique Saint-Jean, vous apportez un soutien efficace au CEO et au Comité de direction et vous accordez une haute priorité à la valeur de la Clinique Saint-Jean pour représenter le bureau du CEO.

Tâches:

  • Vous êtes le premier point de contact avec le bureau du CEO pour les contacts internes et externes. Dans ce rôle, vous accueillez les visiteurs et leur fournissez un accueil et un soutien chaleureux et professionnel. Vous faites preuve de crédibilité et de fiabilité pour représenter le bureau du CEO.
  • Vous vous occupez de la gestion avancée de l'agenda du CEO. Pour cela, vous faites des choix de priorité et donnez des recommandations pour le bon déroulement des activités de la semaine. Vous organisez des réunions, des contacts téléphoniques pour le CEO et les membres du Comité de direction, vous réservez des salles et vous vous occupez de la logistique nécessaire.
  • Vous gardez une vue d'hélicoptère sur les activités du CEO et vous anticipez et planifiez les activités et les projets bien à l'avance afin de respecter toutes les échéances, en tenant compte de l'évolution des circonstances et des situations d’urgence.
  • Vous vous occupez des courriels et des appels téléphoniques et êtes responsable de la correspondance du bureau du CEO.
  • Vous anticipez les besoins du CEO et la tenez informée de tous les engagements et des dossiers en cours liés aux activités du bureau du CEO.
  • Vous assurez la liaison entre le CEO et le Comité de direction, organisez des réunions bilatérales avec les membres du Conseil d'administration, coordonnez les réunions et les événements du Conseil d'administration, préparez les ordres du jour, élaborez et compilez les présentations, notez les procès-verbaux des réunions et assurez le suivi des points d'action avec les différentes personnes responsables.
  • Vous soutenez des projets, participez à leur planification, assurez le suivi des produits à livrer et des délais, collectez des informations et des données, préparez des présentations, des documents et des rapports de projet, préparez des dossiers d’agrément, etc.
  • En concertation avec le service Communication, vous préparez la communication du bureau du CEO dans le style du CEO et selon les valeurs et les missions de la Clinique.
  • Vous organisez ou soutenez des événements et êtes responsable des aspects logistiques y associés.
  • Vous contribuez et coopérez à la consolidation des contacts au sein du réseau du CEO.
  • Vous proposez et développez des politiques et des procédures pour continuer à augmenter l'efficacité du bureau du CEO en fonction de l'évolution de la Clinique.
  • Vous êtes responsable de l'approvisionnement du bureau du CEO et participez à la sélection des fournisseurs et à l'achat du matériel.
  • Vous effectuez d'autres tâches ad hoc en fonction des besoins du CEO et de l'évolution des circonstances.

Profil

  • Vous pouvez vous prévaloir d'une expérience similaire réussie en tant que Personal Assistant de niveau C-suite d'au moins 10 ans dans une autre organisation ou institution.
  • L'intégrité et la confidentialité sont à la base de vos actions.
  • Vous faites preuve d'une capacité d'organisation exceptionnelle et d'un niveau de qualité élevé, avec le souci du détail même sous pression et avec une attitude positive et professionnelle.
  • Vous avez une attitude d'initiative, travaillez de manière autonome et restez concentré sur l'obtention de résultats.
  • Vous gérez habilement les changements, les imprévus et les situations d'urgence et vous vous adaptez pour trouver la bonne évaluation et une solution adéquate.
  • Vous gérez efficacement le temps et respectez les horaires, les instructions convenues et les procédures prévues.
  • Vous faites preuve de respect et de sensibilité à l'égard des différences culturelles et religieuses.
  • Vous écrivez de manière claire, concise et correcte et structurez les informations en fonction du public cible.
  • Vous travaillez de manière productive dans un environnement stressant et vous maîtrisez vos émotions.
  • Vous comprenez rapidement les nouvelles informations et gérez les renseignements de manière significative et efficace.
  • Vous travaillez sur un réseau de contacts large et efficace à l'intérieur et à l'extérieur de l'organisation et vous avez de bonnes compétences interpersonnelles avec les différentes personnes à tous les niveaux de l'organisation.
  • Vous êtes parfaitement bilingue Fr/Nl, tant à l'oral qu'à l'écrit.
  • Les logiciels MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et les outils de réunion en ligne n'ont plus de secret pour vous.

Offre

  • L'opportunité pour un(e) PA intelligent(e) et axé(e) sur la qualité d'avoir une fonction active et dynamique dans un secteur gratifiant avec un CEO inspirant.
  • Salaire compétitif et avantages.

  • Publiée le:mar. 23 février 2021
  • Lieu: 1000 Bruxelles

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